Office Management
Genial und Einfach!
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Das papierlose oder papierarme Büro
Das papierlose Büro ist in aller Munde. Ist es Wunschtraum oder Realität? Die Antwort ist: beides. Es gibt heute bereits probate Softwarelösungen, Dokumente papierlos in der EDV zu verwalten. Alle vorliegenden Daten auf Papier werden eingescannt. So können sie in der EDV bearbeitet und verwaltet werden. Erst von diesem Zeitpunkt kann man vom papierlosen Büro sprechen, vorausgesetzt, dass alle eingescannten Papier-Dokumente vernichtet und keine Dokumente ausgedruckt werden. Das gibt es aber in der Praxis nicht. Von daher gesehen, gibt es das papierlose Büro nirgends. Denn bestimmte Papier-Dokumente können nicht vernichtet werden, da sie im Original vorhanden sein müssen - noch. Beispiele hierfür können sein Verträge, Urkunden, Original-Patentschriften, Zeichnungen, Fotos, firmengeschichtliche Unterlagen u.a.m.
Die Dokumenten-Management Software, abgekürzt DMS, findet ihren Sinn gerade
darin, dass alle verfügbaren Unterlagen mit Hilfe der Computer/Software
Technologie leicht und schnell gefunden werden können und allen berechtigten
Arbeitsstationen zur Verfügung stehen. Es stört dabei nicht, dass oft genug die
gefundenen Dokumente anschließend ausgedruckt werden. Das kann an jeder
Arbeitsstation passieren. Hier entstehen also auch wieder Mehrfachkopien. Was
hiermit geschieht, bleibt außen vor? Man kann also nicht vom absolut papierlosen
Büro sprechen.
Das andere ist, dass die meisten Unternehmen noch bei ihrer bisherigen Papier und Aktenordnung, vornehmlich Aktenordner, verbleiben. Was ist also erforderlich für eine moderne Büroorganisation? Zuerst eine vernünftige Aktenorganisation. Mit Hebelordnern und Hängeheftern ist kein Optimum zu erzielen. Ein modernes platz- und zeitsparendes Ordnungssystem ist gefragt. Mehr Informationen erhalten Sie hier Classei-Sofort-Ordnungs-System und in der linken Navigationsleiste. Wer zusätzlich den Computer mit seinen Vorteilen einsetzten will, kann das tun mit der Software Carma-Organizer, die auf das Classei System aufsetzt. Wir nennen das im modernen Sprachgebrauch Hybrid-Technologie. Zwei Komponenten ergänzen sich in ihrer Wirkungsweise.
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